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Declaración de confidencialidad y protección de datos de Europe Direct

Operación de tratamiento: Centro de Contacto Europe Direct

Responsable del tratamiento de datos: Dirección General de Comunicación, Dirección B, Unidad COMM.B.2

Referencia en el registro: DPR-EC-00080

Introducción

La Comisión Europea (en lo sucesivo, «la Comisión») se compromete a proteger sus datos personales y respetar su intimidad. La Comisión recoge y trata los datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001].

Esta declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También facilita los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos ante el que puede ejercer sus derechos, del responsable de la protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.

A continuación le ofrecemos información sobre la gestión del Centro de Contacto Europe Direct, que realiza la Dirección General de Comunicación, Dirección B, Unidad B.2 (COMM.B.2).

¿Por qué tratamos sus datos personales? ¿Cómo lo hacemos?

Finalidad de la operación de tratamiento: facilitar el funcionamiento y la gestión del Centro de Contacto Europe Direct (CCED). El CCED procesa sus datos personales para dar respuestas directas y personalizadas a preguntas generales relacionadas con las actividades de la Unión Europea.

Al presentar una solicitud, también puede suscribirse al servicio de lista de correo del CCED, que distribuye información sobre las actividades de la Unión Europea.

Sus datos personales no se utilizarán para procesos automatizados de toma de decisiones, incluida la elaboración de perfiles.

¿Cuáles son los fundamentos jurídicos del tratamiento de sus datos personales?

Tratamos sus datos personales porque:

a) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;

b) el tratamiento de los datos personales relacionados con el Centro de Contacto Europe Direct es necesario para la administración y el funcionamiento de la Comisión, según lo dispuesto en los Tratados y, en particular, en los artículos 5 y 13 del Tratado de la Unión Europea y en los artículos 244 a 250 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, y de conformidad con los artículos 1 y 11 del Tratado de la Unión Europea; 

c) el apoyo a las actividades de comunicación del Centro de Contacto Europe Direct (como proporcionar a los ciudadanos información general sobre las actividades de las instituciones de la Unión, aumentar la visibilidad de estas, así como de las decisiones que se adopten y las fases en la construcción de Europa) es una misión derivada de las prerrogativas institucionales de la Comisión, tal como se establece en el artículo 58, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, por el que se modifican los Reglamentos (UE) n.º 1296/2013, (UE) n.º 1301/2013, (UE) n.º 1303/2013, (UE) n.º 1304/2013, (UE) n.º 1309/2013, (UE) n.º 1316/2013, (UE) n.º 223/2014 y (UE) n.º 283/2014 y la Decisión 541/2014/UE y por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) n.º 966/2012 (DO L 193 de 30.7.2018, p. 1); 

d) el interesado ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos.

Sobre la base de dicho consentimiento, el CCED responde a su consulta (por teléfono o correo electrónico). El consentimiento se concede de forma voluntaria y exclusivamente a través de formularios web disponibles en el sitio web del CCED.
 
Al presentar una solicitud, también puede suscribirse al servicio de lista de correo del CCED, que distribuye información sobre las actividades de la Unión Europea. Para suscribirse a la lista de correo del CCED, marque la casilla siguiente: «Autorizo a la Comisión Europea a añadir mi correo electrónico a la lista de correo de Europe Direct» que aparece en el formulario de consulta.

¿Qué datos personales recogemos y tratamos?

Para que el Centro de Contacto Europe Direct pueda responder a su pregunta, debe facilitar determinados datos personales.

nombre y apellidos
datos de contacto (dirección de correo electrónico, nacionalidad, país de residencia).
idioma de contacto principal e idiomas alternativos.

Dependiendo del tipo de pregunta, le podremos pedir datos personales más específicos (por ejemplo, su número de teléfono si nos contacta por ese medio) o determinados datos relacionados con su pregunta (por ejemplo, el nombre de un programa de la UE en el que participe).

Para el formulario web sobre los derechos de los pasajeros aéreos se aplican los siguientes campos obligatorios adicionales:

• compañía aérea operadora
• país en el que se produjo el incidente
• información sobre si se ha presentado ya una reclamación
• naturaleza y descripción del incidente
• campo opcional: fecha del viaje

Para el formulario web sobre los derechos de los viajeros de ferrocarril se aplican los siguientes campos obligatorios adicionales:

• empresa ferroviaria operadora
• país en el que se produjo el incidente
• información sobre si se ha presentado ya una reclamación
• naturaleza y descripción del incidente
• campo opcional: fecha del incidente

Para el formulario web sobre el Servicio de Consulta sobre Investigación (RES) se aplican los siguientes campos obligatorios adicionales:

• información sobre cómo la persona ha tenido conocimiento del formulario web RES
• ámbito del programa

¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

El responsable del tratamiento de datos solamente conserva sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el objetivo de recogida o tratamiento subsiguiente.
 
Los datos personales facilitados al CCED se conservarán mientras sean necesarias acciones de seguimiento de las solicitudes, así como para su gestión, tramitación de reclamaciones, control de calidad y estadísticas conexas. Todos los datos personales se eliminarán de las bases de datos del CCED a más tardar 3 (tres) años después de la fecha de presentación de una solicitud.

¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?

Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea o de los contratistas, todos ellos en el marco de la UE. Todas las operaciones de tratamiento se efectúan con arreglo a la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.

Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de sus datos en nombre de la Comisión, y por obligaciones de confidencialidad derivadas de la aplicación en los Estados miembros de la UE del Reglamento General de Protección de Datos [«RGPD», Reglamento (UE) 2016/679]. 

Para proteger sus datos personales, la Comisión aplica una serie de medidas técnicas y organizativas. Las medidas técnicas incluyen acciones adecuadas para garantizar la seguridad en línea y evitar el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos, habida cuenta del riesgo que plantee el tratamiento y la naturaleza de los datos personales tratados. Entre las medidas organizativas figura restringir el acceso a los datos personales exclusivamente a personas autorizadas que tengan legítima necesidad de conocer a los efectos de esta operación de tratamiento.

¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?

Se facilita acceso a los datos personales al personal autorizado de la Comisión Europea y a sus contratistas responsables de llevar a cabo esta operación de tratamiento, con arreglo al principio de la «necesidad de conocer». Este personal tiene la obligación de respetar acuerdos de confidencialidad reglamentarios y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.
 
El personal autorizado de la Dirección General de Comunicación tiene pleno acceso a la base de datos y la lista de correo del CCED necesarias para facilitar las solicitudes de información.
 
El personal autorizado de otros servicios de la Comisión Europea tiene acceso parcial o limitado a la base de datos del CCED necesaria para facilitar las solicitudes de información específicas que se reciban.

El personal autorizado de otras instituciones de la UE [Unidad de Solicitudes de Información de los Ciudadanos (Ask EP) del Parlamento Europeo] tiene acceso parcial o limitado a la base de datos del CCED necesaria para facilitar las solicitudes de información específicas que se reciban.
 
Podrá facilitarse al personal autorizado de la Comisión, los encargados del tratamiento y los contratistas externos la información necesaria para facilitar las solicitudes de información y para proporcionar el apoyo logístico y organizativo necesario.

¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Como "interesado» a efectos del capítulo III (artículos 14-25) del Reglamento (UE) 2018/1725 tiene derechos específicos. Por lo que se refiere a esta operación de tratamiento, puede ejercer los siguientes derechos:

  • el derecho de acceso a sus datos personales [artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725];
  • el derecho de rectificación de sus datos personales en caso de que sean inexactos o incompletos [artículo 18 del Reglamento (UE) 2018/1725];
  • el derecho de supresión de sus datos personales [artículo 19 del Reglamento (UE) 2018/1725];
  • en su caso, el derecho a restringir el tratamiento de sus datos personales [artículo 20 del Reglamento (UE) 2018/1725];
  • el derecho a la portabilidad de los datos [artículo 22 del Reglamento (UE) 2018/1725];
  • y el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo lícitamente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a).

Si ha dado su consentimiento a la Dirección General de Comunicación, Unidad B.2, para la presente operación de tratamiento, podrá retirarlo en cualquier momento informando al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada del consentimiento.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el responsable de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Los datos de contacto de todos ellos figuran a continuación, en el punto 9.

Si desea ejercer sus derechos en relación con una o varias operaciones específicas de tratamiento, le pedimos que incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, las referencias de registro correspondientes, tal como se especifica, a continuación, en el punto 10.

Información de contacto

Responsable del tratamiento de datos

Si quiere ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene observaciones, preguntas o dudas, o desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos de la Dirección General de Comunicación, Unidad B.2. (COMM-ED-CC@ec.europa.eu)

Responsable de la protección de datos de la Comisión

Para cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puede dirigirse al responsable de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)

Si considera que, a consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho de recurso (esto es, puede presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).

¿Dónde se puede encontrar información más detallada?

El responsable de la protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se han documentado y le han sido notificadas. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.


La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-00080