Operace zpracování údajů: Kontaktní středisko Europe Direct
Správce údajů: Generální ředitelství pro komunikaci, ředitelství C, oddělení COMM.C.2
Referenční číslo: DPR-EC-00080
Úvod
Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).
Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů, dále jak se tyto informace používají a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete požádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Informace týkající se řízení kontaktního střediska EUROPE DIRECT, které má na starosti Generální ředitelství pro komunikaci, ředitelství C, oddělení C.2 (COMM.C.2), najdete níže.
Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
Účel operace zpracování: usnadnit provoz a řízení kontaktního střediska EUROPE DIRECT (dále také „EDCC“). EDCC zpracovává vaše osobní údaje s cílem poskytovat vám přímé a personalizované odpovědi na obecné otázky týkající se činnosti Evropské unie.
Při předkládání dotazu se můžete rovněž přihlásit k odběru e-mailového zpravodaje EDCC, který vám zprostředkuje informace o činnostech EU.
S dotazem se na nás můžete obrátit telefonicky, e-mailem nebo pomocí aplikace pro rychlou výměnu zpráv. V případě aplikace bude váš dotaz středisku EDCC přeposlán bez použití jakéhokoli zprostředkujícího softwaru. Takto přeposlané dotazy se zpracovávají stejným způsobem jako telefonické hovory a e-maily – to znamená, že IT systém střediska EDCC uloží tytéž data za stejných podmínek.
Vaše osobní údaje nebudou využívány v rámci žádného automatizovaného rozhodování, tedy ani k profilování.
Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
Vaše osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:
a) zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jímž je orgán nebo subjekt Unie pověřen;
b) zpracování osobních údajů spojené s kontaktním střediskem EUROPE DIRECT je nezbytné pro řízení a fungování Komise v souladu s pověřením vyplývajícím ze Smluv, konkrétně s články 5 a 13 Smlouvy o EU a články 244 až 250 Smlouvy o fungování EU, a v souladu s články 1 a 11 Smlouvy o EU;
c) podpora komunikačních aktivit kontaktního střediska EUROPE DIRECT (jako je poskytování všeobecných informací o aktivitách Unie občanům v zájmu zvýšení viditelnosti činnosti evropských institucí a upozornění na přijatá rozhodnutí a na rozvoj evropského projektu) je úkol, který vyplývá z institucionálních výsad Komise ve smyslu čl. 58 odst. 2 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) 2018/1046 ze dne 18. července 2018, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie, mění nařízení (EU) č. 1296/2013, (EU) č. 1301/2013, (EU) č. 1303/2013, (EU) č. 1304/2013, (EU) č. 1309/2013, (EU) č. 1316/2013, (EU) č. 223/2014 a (EU) č. 283/2014 a rozhodnutí č. 541/2014/EU a zrušuje nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (Úř. věst. L 193, 30.7.2018, s. 1);
d) ke zpracování svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů jste udělili souhlas.
Na základě vašeho souhlasu vám středisko EDCC poskytne odpověď na váš dotaz (telefonicky, e-mailem nebo pomocí aplikace pro rychlou výměnu zpráv). Váš souhlas je poskytován dobrovolně a výhradně prostřednictvím online formuláře, který je k dispozici na internetových stránkách EDCC.
Při předkládání dotazu se můžete rovněž přihlásit k odběru e-mailového zpravodaje EDCC, který vám zprostředkuje informace o činnostech EU. Abychom vám e-mailový zpravodaj EDCC mohli zasílat, je třeba zaškrtnout toto políčko: „Tímto uděluji Evropské komisi souhlas s tím, aby mou e-mailovou adresu zařadila na seznam kontaktního střediska Europe Direct k zasílání zpravodaje“, které najdete na příslušném formuláři.
Jaké osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
Aby vám kontaktní středisko Europe Direct mohlo odpovědět na váš dotaz, je třeba poskytnout určité osobní údaje:
- jméno a příjmení,
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, státní příslušnost, země bydliště),
- vámi upřednostňovaný a alternativní jazyk komunikace.
V závislosti na typu dotazu a použitém komunikačním kanálu mohou být vyžadovány nebo zpracovávány další konkrétnější osobní údaje, například telefonní číslo, název účtu v aplikaci pro rychlou výměnu zpráv a technické ID účtu, nahrávky telefonních hovorů pořízené pro provozní účely, IP adresa zařízení použitého k odeslání dotazu prostřednictvím online formuláře, nebo skutečnosti související s vaším dotazem (například program EU, kterého se účastníte). Použijete-li aplikaci pro rychlou výměnu zpráv, může tato aplikace ukládat nebo předávat některá metadata společnosti, která aplikaci vlastní. Jedná se o známý rys této aplikace, jenž nelze dostupnou technologií vyloučit.
U online formuláře o právech cestujících je třeba uvést tyto doplňující informace:
- informace o tom, zda již byla podána stížnost,
- oblast (letecká, autobusová, železniční, vodní doprava), druh události (zrušení, zpoždění apod.) a popis události.
U online formuláře Informačního servisu pro oblast výzkumu (RES) je třeba uvést tyto doplňující informace:
- druh organizace,
- informace o tom, kde jste se o online formuláři Informačního servisu pro oblast výzkumu dozvěděli,
- předmět dotazu,
- programová oblast.
U online formuláře Europass:
- nepovinné informace o čase a technických okolnostech technických problémů.
Doporučujeme vám, abyste v rámci svého dotazu neuváděli citlivé osobní informace, například informace o zdravotním stavu nebo finanční situaci.
Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?
Správce údajů uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování.
Osobní údaje poskytnuté EDCC budou uchovávány po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu a dále k realizaci souvisejících správních kroků, vyřešení stížností, provedení kontroly kvality a vypracování statistik. Veškeré osobní údaje budou z databází EDCC vymazány nejpozději 3 (tři) roky ode dne podání dotazu.
Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
Všechny osobní údaje v elektronickém formátu (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané soubory dat apod.) jsou uloženy buď na serverech Komise, nebo jejích smluvních partnerů, které se všechny nacházejí na území Unie. Veškeré operace zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z provedení obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679) do vnitrostátních předpisů členských států EU.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří postupy vhodné k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu k nim, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují zajištění výlučného přístupu k údajům pouze pro oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s údaji seznámit pro účely této operace zpracování.
Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?
Přístup k vašim osobním údajům je poskytován oprávněným pracovníkům Komise a jejích dodavatelů, kteří odpovídají za provádění této operace zpracování, a to podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Pověření zaměstnanci Generálního ředitelství pro komunikaci mají plný přístup k databázi EDCC a k distribučnímu seznamu EDCC, který jim umožňuje vyřizovat žádosti o informace.
Pověření zaměstnanci jiných útvarů Komise mají částečný nebo omezený přístup do databáze EDCC, který je nezbytný k vyřízení konkrétních žádostí o informace obdržených EDCC.
Pověření zaměstnanci ostatních orgánů EU (oddělení pro žádosti občanů o informace Evropského parlamentu neboli „Ask EP“) mají částečný nebo omezený přístup do databáze EDCC, který je nezbytný k vyřízení konkrétních žádostí o informace obdržených EDCC.
Pověřeným zaměstnancům Komise, zpracovatelům a externím smluvním partnerům mohou být poskytnuty údaje, které jsou potřebné pro vyřízení žádostí o informace a k poskytnutí požadované logistické a organizační podpory.
Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatnit?
Jakožto subjekt údajů máte zvláštní práva podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725. Pokud jde o zpracování, můžete uplatnit tato práva:
- právo na přístup ke svým osobním údajům (článek 17 nařízení (EU) 2018/1725),
- právo na opravu v případě, že jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné (článek 18 nařízení (EU) 2018/1725),
- právo na výmaz vašich osobních údajů (článek 19 nařízení (EU) 2018/1725),
- případně právo omezit zpracování vašich osobních údajů (článek 20 nařízení (EU) 2018/1725),
- právo na přenositelnost údajů (článek 22 nařízení (EU) 2018/1725)
- a právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, což se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a).
Pokud jste k této operaci zpracování údajů udělili svůj souhlas Generálnímu ředitelství pro komunikaci, ředitelství C, oddělení C.2, můžete jej kdykoli odvolat tak, že zašlete oznámení správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování údajů provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9.
V případě, že chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10).
Kontaktní údaje
Správce údajů
Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy, či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů při Generálním ředitelství pro komunikaci, oddělení C.2, e-mail: (COMM-ED-CC
ec [dot] europa [dot] eu (COMM-ED-CC[at]ec[dot]europa[dot]eu))
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).
Evropský inspektor ochrany údajů (EDPS)
Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).
Kde najdete podrobnější informace?
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík je k dispozici na této adrese: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00080