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Datenschutzerklärung von Europe Direct

Verarbeitungsvorgang: Kontaktzentrum Europe Direct

Datenverantwortlicher: Generaldirektion Kommunikation, Direktion B, Referat COMM.B.2

Aktenzeichen: DPR-EC-00080

Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „die „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir alle uns bereitgestellten personenbezogenen Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zur Verwaltung des Europe-Direct-Kontaktzentrums, das der Generaldirektion Kommunikation, Direktion B, Referat B.2 (COMM.B.2) untersteht.

Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung: Vereinfachung des Betriebs und der Verwaltung des Europe-Direct-Kontaktzentrums (EDCC). Das EDCC verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen direkte, personalisierte Antworten auf allgemeine Fragen zu den Tätigkeiten der Europäischen Union zu geben.

Wenn Sie eine Anfrage einreichen, können Sie auch den E-Mail-Dienst des EDCC abonnieren, über den Informationen über die Tätigkeiten der Europäischen Union verbreitet werden.

Sie können Ihre Anfrage telefonisch, per E-Mail oder über einen Sofortnachrichtendienst einreichen. Wenn Sie Instant Messaging verwenden, wird Ihre Anfrage direkt, ohne zwischengeschaltete Software, an das EDCC weitergeleitet. Über Sofortnachrichten versandte Anfragen werden genau wie telefonische oder per E-Mail versandte Anfragen behandelt: Das IT-System des EDCC speichert dieselben Daten zu denselben Bedingungen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

a) die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde,

b) Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Europe-Direct-Kontaktzentrum ist erforderlich, um gemäß den Verträgen, insbesondere den Artikeln 5 und 13 des Vertrags über die Europäische Union und den Artikeln 244 bis 250 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, die Verwaltung und das ordnungsgemäße Arbeiten der Kommission zu gewährleisten, und steht im Einklang mit den Artikeln 1 und 11 des Vertrags über die Europäische Union. 

c) Die Unterstützung der Kommunikationsaktivitäten des Europe-Direct-Kontaktzentrums (zum Beispiel Information der Bürgerinnen und Bürger über die Tätigkeiten der Union, Förderung der Sichtbarkeit der Arbeit der EU-Institutionen, der getroffenen Entscheidungen und der Etappen des Aufbaus Europas sind Aufgaben, die sich aus den institutionellen Befugnissen der Kommission gemäß Artikel 58 Absatz 2 Buchstabe d der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union, zur Änderung der Verordnungen (EU) Nr. 1296/2013, (EU) Nr. 1301/2013, (EU) Nr. 1303/2013, (EU) Nr. 1304/2013, (EU) Nr. 1309/2013, (EU) Nr. 1316/2013, (EU) Nr. 223/2014, (EU) Nr. 283/2014 und des Beschlusses Nr. 541/2014/EU sowie zur Aufhebung der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (ABl. L 193 vom 30.7.2018, S. 1) ergeben. 

d) Sie haben der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere Zwecke zugestimmt.

Auf der Grundlage Ihrer Einwilligung beantwortet das EDCC Ihre Anfrage (per Telefon, E-Mail oder Sofortnachrichtendienst). Ihre Einwilligung erfolgt auf freiwilliger Basis und ausschließlich über Webformulare auf der EDCC-Website.
 
Wenn Sie eine Anfrage einreichen, können Sie auch den E-Mail-Dienst des EDCC abonnieren, über den Informationen über die Tätigkeiten der Europäischen Union verbreitet werden. Zum Abonnieren des E-Mail-Dienstes des ECDD kreuzen Sie bitte auf dem Online-Formular Folgendes an: „Ich ermächtige die Europäische Kommission, meine E-Mail-Adresse zur Verteilerliste von Europe Direct hinzuzufügen“.

Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist verpflichtend, damit das Europe-Direct-Kontaktzentrum auf Ihre Fragen antworten kann.

  • Vor- und Nachname
  • Kontaktangaben (E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzland)
  • bevorzugte und alternative Kommunikationssprachen.

Abhängig von der Art der Anfrage können spezifischere Daten (z. B. Telefonnummer oder Bezeichnung des Nutzerkontos beim Sofortnachrichtendienst und Technical Account ID, je nach verwendetem Kanal) oder Daten im Zusammenhang mit Ihrer Frage (z. B. ein EU-Programm, an dem Sie teilnehmen) erforderlich sein.

Wenn Sie Instant Messaging verwenden, speichert oder überträgt die App gegebenenfalls Metadaten an das Unternehmen, dem diese App gehört (Meta). Mit der derzeit verfügbaren Technologie ist es nicht möglich, dies auszuschließen.

Für das Webformular „Fluggastrechte“ gelten die folgenden zusätzlichen Pflichtfelder:

  • ausführendes Luftfahrtunternehmen
  • Land, in dem sich der Vorfall ereignet hat
  • Angabe, ob bereits eine Beschwerde eingereicht wurde
  • Art und Beschreibung des Vorfalls
  • fakultatives Feld: Datum der Reise

Für das Webformular „Fahrgastrechte im Eisenbahnverkehr“ gelten die folgenden zusätzlichen Pflichtfelder:

  • ausführendes Eisenbahnunternehmen
  • Land, in dem sich der Vorfall ereignet hat
  • Angabe, ob bereits eine Beschwerde eingereicht wurde
  • Art und Beschreibung des Vorfalls
  • fakultatives Feld: Datum des Vorfalls

Für das Webformular „Research Enquiry Service“ (Auskunftsdienst für den Bereich Forschung) gelten die folgenden zusätzlichen Pflichtfelder:

  • Angabe, wo Sie von diesem Webformular erfahren haben
  • Programmbereich

Für das Webformular „Europass“:

  • fakultative Informationen über Zeitpunkt und Umstände von technischen Problemen.

Es ist ratsam, im Rahmen Ihrer Anfrage keine sensiblen personenbezogenen Angaben zu machen, zum Beispiel bezüglich Ihrer Gesundheit oder Ihrer finanziellen Situation. 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Der Datenverantwortliche bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es für den Zweck der Erfassung der Daten oder für die Weiterverarbeitung erforderlich ist.
 
Personenbezogene Daten, die dem EDCC zur Verfügung gestellt werden, werden so lange gespeichert, wie Folgemaßnahmen zu den Anfragen erforderlich sind; außerdem für die damit verbundene Verwaltung, Bearbeitung von Beschwerden, Qualitätskontrolle und Statistiken. Alle personenbezogenen Daten werden spätestens drei (3) Jahre nach der Eingabe einer Anfrage aus den EDCC-Datenbanken gelöscht.

Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Alle personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden entweder auf den Servern der Kommission oder auf denen ihrer Auftragnehmer gespeichert, die sich allesamt innerhalb der EU befinden. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und an die Geheimhaltungspflichten gebunden, die sich aus der Durchführung der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) in den Mitgliedstaaten ergeben. 

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission verschiedene technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Vorkehrungen gehören geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, wobei dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung getragen wird. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu den personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die diese Kenntnis für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs benötigen.

Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen — und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur für die Verarbeitung zuständige Bedienstete der Europäischen Kommission und – nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme – ermächtigte Mitarbeiter ihrer Auftragnehmer. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie gegebenenfalls an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
 
Beauftragte Bedienstete der Generaldirektion Kommunikation der Europäischen Kommission haben vollständigen Zugang zur EDCC-Datenbank und zur für die Bearbeitung der Informationsanfragen erforderlichen Verteilerliste.
 
Beauftragte Bedienstete anderer Dienststellen der Europäischen Kommission haben einen teilweisen oder begrenzten Zugang zu der für die Bearbeitung spezifischer Informationsanfragen an das EDCC erforderlichen Datenbank.

Beauftragte Bedienstete anderer EU-Institutionen (Referat Bürgeranfragen (Ask EP) des Europäischen Parlaments) haben einen teilweisen oder begrenzten Zugang zu der für die Bearbeitung spezifischer Informationsanfragen an das EDCC erforderlichen Datenbank.
 
Beauftragte Bedienstete der Auftragsverarbeiter der Kommission und externe Auftragnehmer können die Daten erhalten, die sie benötigen, um die erforderliche logistische und organisatorische Unterstützung zu leisten.

Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?

Als „betroffene Person“ haben Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 bestimmte Rechte. In Bezug auf diese Datenverarbeitung sind dies

  • das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725);
  • das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Artikel 18 der Verordnung (EU) 2018/1725);
  • das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Artikel 19 der Verordnung (EU) 2018/1725);
  • gegebenenfalls das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Artikel 20 der Verordnung (EU) 2018/1725);
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 22 der Verordnung (EU) 2018/1725)
  • und das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung zu widersprechen.

Falls Sie der Generaldirektion Kommunikation, Direktion B, Referat B.2, im Rahmen dieses Verarbeitungsvorgangs Ihre Zustimmung erteilt haben, können Sie Ihre Zustimmung jederzeit per Mitteilung an den Datenverantwortlichen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor Ihrem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machen möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Nummer 10) an.

Kontakt

Der Datenverantwortliche

Wenden Sie sich im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725, mit Bemerkungen, Fragen oder Bedenken sowie mit Beschwerden über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bitte an den Datenverantwortlichen der Generaldirektion Kommunikation, Referat B.2: (COMM-ED-CC@ec.europa.eu)

Datenschutzbeauftragter der Europäischen Kommission

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.

Wo finden Sie weitere Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden.  Sie können das Register hier einsehen: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_de.


Dieser spezifische Verarbeitungsvorgang wurde unter folgender Nummer in das öffentliche Register des Datenschutzbeauftragten aufgenommen: DPR-EC-00080