L-operazzjoni ta’ proċessar: Iċ-Ċentru ta’ Kuntatt Europe Direct
Il-Kontrollur tad-Data: Id-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni, Direttorat C, Unità COMM.C.2
Ir-referenza tar-rekord: DPR-EC-00080
Introduzzjoni
Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa ulterjorment id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).
Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Hi tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li miegħu tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.
L-informazzjoni relatata mal-immaniġġjar taċ-Ċentru ta’ Kuntatt EUROPE DIRECT, imwettaq mid-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni, Direttorat C, Unità C.2 (COMM.C.2) hi ppreżentata hawn taħt.
Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?
L-għan tal-operazzjoni ta’ pproċessar: li jiffaċilita l-operat u l-immaniġġjar taċ-Ċentru ta’ Kuntatt EUROPE DIRECT (EDCC). L-EDCC jipproċessa l-informazzjoni personali tiegħek sabiex jipprovdilek tweġibiet diretti u personalizzati għal mistoqsijiet ġenerali relatati mal-attivitajiet tal-Unjoni Ewropea.
Meta tippreżenta mistoqsija, tista’ tabbona wkoll għas-servizz tal-lista postali tal-EDCC li jiddistribwixxi informazzjoni dwar l-attivitajiet tal-Unjoni Ewropea.
Il-mistoqsijiet tiegħek jistgħu jitressqu permezz tat-telefown, email jew app ta’ messaġġi istantanji. Jekk tuża app ta’ messaġġi istantanji, il-mistoqsija tiegħek se tiġi trażmessa lill-EDCC mingħajr l-użu ta’ software intermedjarju. Il-mistoqsijiet permezz ta’ apps ta’ messaġġi istantanji jiġu ttrattati bl-istess mod bħat-telefonati u l-emails – jiġifieri, is-sistema tal-IT tal-EDCC se taħżen l-istess data bl-istess kundizzjonijiet.
Id-data personali tiegħek mhix se tintuża għat-teħid awtomatizzat tad-deċiżjonijiet, inkluż it-tfassil tal-profili.
Liema bażi(jiet) legali nużaw għall-proċessar tad-data personali tiegħek?
Nipproċessaw id-data personali tiegħek, għax:
(a) L-ipproċessar ikun neċessarju għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;
(b) L-ipproċessar ta’ data personali marbuta maċ-Ċentru ta’ Kuntatt EUROPE DIRECT hu meħtieġ għall-immaniġġjar u l-funzjonament tal-Kummissjoni, skont il-mandat tat-Trattati, u b’mod aktar speċifiku l-Artikolu 5 tat-TUE, l-Artikolu 13 TUE u l-Artikoli 244-250 TFUE, u f’konformità mal-Artikolu 1 u l-Artikolu 11 tat-TUE.
(c) L-appoġġ għall-attivitajiet ta’ komunikazzjoni taċ-Ċentru ta’ Kuntatt EUROPE DIRECT (bħall-għoti ta’ informazzjoni ġenerali għaċ-ċittadini dwar l-attivitajiet tal-Unjoni, biex tiżdied il-viżibbiltà tal-ħidma tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni, id-deċiżjonijiet meħuda u l-istadji fil-bini tal-Ewropa) hu kompitu li jirriżulta mill-prerogattivi tal-Kummissjoni fil-livell istituzzjonali, kif previst fl-Artikolu 58(2) tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (ĠU L 193, 30.7.2018, p. 1).
(d) Inti tajt il-kunsens għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek għal skop speċifiku wieħed jew aktar;
Abbażi tal-kunsens tiegħek, l-EDCC jipprovdi t-tweġiba għat-talba tiegħek (permezz tat-telefown, l-email jew l-app tal-messaġġi istantanji). Il-kunsens tiegħek jingħata fuq bażi volontarja u esklużivament permezz ta’ formoli web disponibbli fuq is-sit web tal-EDCC.
Meta tippreżenta mistoqsija, tista’ tabbona wkoll għas-servizz tal-lista postali tal-EDCC li jiddistribwixxi informazzjoni dwar l-attivitajiet tal-Unjoni Ewropea. Sabiex tabbona fil-lista postali tal-EDCC, jekk jogħġbok ittikkja: “Nawtorizza lill-Kummissjoni Ewropea biex iżżid l-email tiegħi mal-lista tal-indirizzi ta' Europe Direct” disponibbli fuq il-formola għall-mistoqsijiet.
Liema data personali niġbru u nkomplu nipproċessaw?
Il-provvediment ta’ ċerta data personali hu obbligatorju sabiex iċ-Ċentru ta’ Kuntatt Europe Direct iwieġeb il-mistoqsija tiegħek:
- l-isem u l-kunjom
- id-dettalji ta’ kuntatt (l-indirizz tal-email, in-nazzjonalità, il-pajjiż ta’ residenza)
- il-lingwi ta’ kuntatt ippreferuti u alternattivi
Skont it-tip ta’ mistoqsija u l-mezz użat, tista’ tintalab jew tiġi pproċessata data personali aktar speċifika (eż. in-numru tat-telefown, l-isem tal-kont tal-messaġġi istantanji u l-ID tal-kont tekniku, reġistrazzjonijiet ta’ konverżazzjonijiet telefoniċi magħmulin għal skopijiet operazzjonali, l-indirizz IP tal-apparat użat għas-sottomissjoni ta’ mistoqsija permezz tal-formola web) jew fatti relatati mal-mistoqsija tiegħek (eż. programm tal-UE li tieħu sehem fih). Jekk tuża l-messaġġi istantanji, l-app tista’ taħżen jew tittrażmetti xi metadata għall-kumpanija li tkun sidt l-app). Din hija karatteristika magħrufa tal-app li ma tistax tiġi eskluża mit-teknoloġija disponibbli.
Għall-formola web tad-drittijiet tal-passiġġieri japplikaw l-oqsma obbligatorji supplimentari li ġejjin:
- informazzjoni dwar jekk ikunx diġà tressaq ilment
- It-tip ta’ inċident (bl-ajru, bil-karozza tal-linja, bil-ferrovija, fuq l-ilma), it-tip ta’ inċident (kanċellazzjoni, dewmien, eċċ.), u deskrizzjoni tal-inċident
Għall-formola web tas-Servizz ta’ Informazzjoni dwar ir-Riċerka (RES) japplikaw l-oqsma obbligatorji supplimentari li ġejjin:
- tip ta’ organizzazzjoni
- informazzjoni dwar fejn wieħed sar jaf dwar il-formola web tar-RES
- suġġett
- żona tal-programm
Għall-formola web tal-Europass:
- informazzjoni fakultattiva dwar il-ħin u ċ-ċirkustanzi tekniċi għall-problemi tekniċi.
Inħeġġuk ma tagħtix informazzjoni personali sensittiva bħala parti mill-mistoqsija tiegħek, pereżempju dwar is-saħħa personali jew is-sitwazzjoni finanzjarja tiegħek.
Għal kemm żmien inżommu d-data personali tiegħek?
Il-Kontrollur tad-Data jżomm id-data personali tiegħek biss għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri.
Id-data personali pprovduta lill-EDCC se tinħażen sakemm ikunu meħtieġa azzjonijiet ta’ segwitu għall-mistoqsijiet kif ukoll għall-immaniġġjar, it-trattament tal-ilmenti, il-kontroll tal-kwalità u l-istatistika relatati tagħhom. Id-data personali kollha se titħassar mill-bażijiet tad-data tal-EDCC sa mhux aktar tard minn 3 snin mid-data tas-sottomissjoni ta’ inkjesta.
Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?
Id-data personali kollha f’format elettroniku (e-mails, dokumenti, bażijiet tad-data, ġabriet tad-data mtellgħin, eċċ.) jinħażnu jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew fuq dawk tal-kuntratturi tagħha, fi ħdan l-UE kollha. L-operazzjonijiet ta’ proċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.
Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbuta bi klawżola kuntrattwali speċifika għal kwalunkwe operazzjoni ta’ proċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, u bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jirriżultaw mit-traspożizzjoni tar-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data fl-Istati Membri tal-UE (ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-“GDPR”).
Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzazzjonali. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data jew l-aċċess mhux awtorizzat, b’kunsiderazzjoni tar-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ proċessar.
Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?
L-aċċess għad-data personali hu pprovdut lill-persunal awtorizzat tal-Kummissjoni Ewropea u lill-kuntratturi tagħhom responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”. Tali staff għandu jirrispetta ftehimiet statutorji, u, fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.
Il-persunal awtorizzat tad-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni għandu aċċess sħiħ għall-bażi tad-data tal-EDCC u l-lista postali tal-EDCC meħtieġa biex jiġu ffaċilitati t-talbiet għall-informazzjoni.
Il-persunal awtorizzat ta’ servizzi oħrajn tal-Kummissjoni Ewropea għandu aċċess parzjali jew limitat għall-bażi tad-data tal-EDCC meħtieġ biex jiffaċilita talbiet speċifiċi ta’ informazzjoni li jirċievi l-EDCC.
Il-persunal awtorizzat ta’ istituzzjonijiet oħrajn tal-UE (Unità tat-Talbiet għal Informazzjoni miċ-Ċittadini (Ask EP) tal-Parlament Ewropew) għandu aċċess parzjali jew limitat għall-bażi tad-data tal-EDCC meħtieġ biex jiffaċilita talbiet għal informazzjoni speċifiċi riċevuti mill-EDCC.
Il-persunal awtorizzat tal-proċessuri tal-Kummissjoni u tal-kuntratturi esterni jista’ jingħata l-informazzjoni meħtieġa biex jiffaċilita t-talbiet għall-informazzjoni u biex jipprovdi l-appoġġ loġistiku u organizzattiv meħtieġ.
X’inhuma l-jeddijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?
Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725. Fir-rigward ta’ din l-operazzjoni tal-ipproċessar, tista’ teżerċita d-drittijiet li ġejjin:
- id-dritt ta’ aċċess għad-data personali tiegħek (l-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
- id-dritt ta’ rettifika fil-każ li d-data personali tiegħek mhix preċiża jew mhix kompluta (l-Artikolu 18 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
- id-dritt tat-tħassir tad-data personali tiegħek (l-Artikolu 19 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
- fejn japplika, id-dritt tar-restrizzjoni tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek (l-Artikolu 20 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
- id-dritt għall-portabbiltà tad-data (l-Artikolu 22 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
- u d-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq ġuridikament skont l-Artikolu 5(1)(a).
Jekk tkun tajt il-kunsens tiegħek lid-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni, id-Direttorat C, l-Unità C.2. għal din l-operazzjoni ta’ pproċessar, tista’ tirtirah fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens tiegħek.
Tista’ teżerċita l-jeddijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun hemm bżonn, tista’ tikkuntattja wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tingħata fit-Taqsima 9.
Meta tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-Referenza(i) tar-rekord tagħhom kif speċifikat fit-Taqsima 10) fit-talba tiegħek.
Informazzjoni ta’ kuntatt
Il-Kontrollur tad-Data
Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, id-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni, l-Unità C.2. (COMM-ED-CC
ec [dot] europa [dot] eu (COMM-ED-CC[at]ec[dot]europa[dot]eu))
L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni
Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.
Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data
Inti għandek id-dritt li tirrikorri għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)), jiġifieri tista’ tressaqlu lment, jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.
Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?
L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew dokumentati u nnotifikati lilu/lilha. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġejja: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tad-DPO bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-00080