Spracovateľská operácia: kontaktné centrum Europe Direct
Prevádzkovateľ: Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu, riaditeľstvo C, oddelenie COMM.C.2
Referenčná značka: DPR-EC-00080
Úvod
Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich získavame, ako s nimi narábame, ako zabezpečujeme ochranu všetkých poskytnutých osobných údajov, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Informácie súvisiace s riadením kontaktného centra EUROPE DIRECT, ktoré má na starosti Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu, riaditeľstvo C, oddelenie C.2 (COMM.C.2), sú uvedené nižšie.
Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?
Účel spracovateľskej operácie: uľahčiť prevádzku a riadenie kontaktného centra EUROPE DIRECT (EDCC). EDCC spracúva vaše osobné údaje s cieľom poskytnúť vám priame, personalizované odpovede na všeobecné otázky týkajúce sa činností Európskej únie.
Pri predložení žiadosti o informácie sa môžete prihlásiť aj do zoznamu adresátov e-mailovej služby EDCC, prostredníctvom ktorej EDCC šíri informácie o činnostiach Európskej únie.
So žiadosťami o informácie sa na nás môžete obrátiť telefonicky, e-mailom alebo prostredníctvom aplikácie na zasielanie rýchlych správ. V prípade použitia takejto aplikácie budú vaše otázky zaslané centru EDCC bez použitia akéhokoľvek sprostredkujúceho softvéru. Otázky zaslané prostredníctvom aplikácií na zasielanie rýchlych správ sa spracúvajú rovnakým spôsobom ako telefonické hovory a e-maily – t. j. informačný systém EDCC bude uchovávať rovnaké údaje za rovnakých podmienok.
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.
Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje spracúvame, pretože:
a) spracovanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,
b) spracovanie osobných údajov v súvislosti s kontaktným centrom EUROPE DIRECT je nevyhnutné na riadenie a fungovanie Komisie v súlade s mandátom obsiahnutým v zmluvách, konkrétne v súlade s článkom 5 ZEÚ, článkom 13 ZEÚ a článkami 244 – 250 ZFEÚ, ako aj v súlade s článkom 1 a článkom 11 ZEÚ,
c) podpora komunikačných činností kontaktného centra EUROPE DIRECT (napríklad poskytovanie všeobecných informácií občanom o činnostiach Únie, zviditeľňovanie práce inštitúcií Únie, poskytovanie informácií o prijatých rozhodnutiach a fázach rozvoja európskeho projektu) je úlohou, ktorá vyplýva z výsadných práv Komisie na inštitucionálnej úrovni, ako sa stanovuje v článku 58 ods. 2 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) 2018/1046 z 18. júla 2018 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie, o zmene nariadení (EÚ) č. 1296/2013, (EÚ) č. 1301/2013, (EÚ) č. 1303/2013, (EÚ) č. 1304/2013, (EÚ) č. 1309/2013, (EÚ) č. 1316/2013, (EÚ) č. 223/2014, (EÚ) č. 283/2014 a rozhodnutia č. 541/2014/EÚ a o zrušení nariadenia (EÚ, Euratom) č. 966/2012 (Ú. v. EÚ L 193, 30.7.2018, s. 1),
d) poskytli ste súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.
Na základe vášho súhlasu poskytne EDCC odpoveď na vašu žiadosť o informácie (telefonicky, e-mailom alebo prostredníctvom aplikácie na zasielanie rýchlych správ). Váš súhlas sa poskytuje na dobrovoľnom základe a výlučne prostredníctvom webových formulárov dostupných na webovom sídle EDCC.
Pri predložení žiadosti o informácie sa môžete prihlásiť aj do zoznamu adresátov e-mailovej služby EDCC, prostredníctvom ktorej EDCC šíri informácie o činnostiach Európskej únie. Ak sa chcete prihlásiť do zoznamu adresátov e-mailovej služby EDCC, zaškrtnite „Súhlasím s tým, aby Európska komisia zaradila moju e-mailovú adresu do zoznamu adresátov služby Europe Direct“ na formulári žiadosti o informácie.
Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
Poskytovanie určitých osobných údajov je povinné, aby služba Europe Direct mohla odpovedať na vaše otázky:
- meno a priezvisko,
- kontaktné údaje (e-mailová adresa, národnosť, krajina pobytu),
- uprednostňovaný a alternatívny jazyk komunikácie.
V závislosti od typu dopytu a použitého kanála sa môžu požadovať alebo spracúvať špecifickejšie osobné údaje (napr. telefónne číslo, názov účtu v aplikácii na zasielanie rýchlych správ a technické identifikačné číslo účtu, záznamy telefonických rozhovorov uskutočnené na prevádzkové účely, IP adresa zariadenia použitého na odoslanie dopytu prostredníctvom webového formulára) alebo skutočnosti súvisiace s vašou otázkou (napr. program EÚ, na ktorom sa zúčastňujete). Ak používate aplikáciu na zasielanie rýchlych správ, aplikácia môže ukladať alebo prenášať niektoré metaúdaje pre spoločnosť, ktorá je vlastníkom aplikácie. Ide o známu vlastnosť aplikácie, ktorú nemožno zrušiť dostupnou technológiou.
V prípade webového formulára týkajúceho sa práv cestujúcich sa vypĺňajú tieto doplňujúce povinné polia:
- informácia o tom, či už bola podaná sťažnosť,
- druh dopravy (letecká, autobusová, železničná, vodná), druh incidentu (zrušenie, meškanie atď.) a opis incidentu.
V prípade webového formulára týkajúceho sa informačnej služby pre oblasť výskumu (RES) sa vypĺňajú tieto doplňujúce povinné polia:
- typ organizácie,
- informácia o tom, kde sa osoba dozvedela o webovom formulári RES,
- predmet,
- programová oblasť.
V prípade webového formulára Europass:
- nepovinné informácie o čase a technických okolnostiach technických problémov.
Odporúčame vám, aby ste v rámci svojho dopytu neuvádzali citlivé osobné údaje, napríklad o vašom zdravotnom stave alebo finančnej situácii.
Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Prevádzkovateľ uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich získavania alebo ďalšieho spracúvania.
Osobné údaje poskytnuté EDCC sa budú uchovávať dovtedy, kým sa vyžadujú následné opatrenia v nadväznosti na otázky, ako aj na účely riadenia týchto opatrení, vybavovania sťažností, kontroly kvality a štatistiky. Všetky osobné údaje sa z databáz EDCC vymažú najneskôr tri roky od dátumu predloženia žiadosti o informácie.
Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľov, ktoré sa všetky nachádzajú v EÚ. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú v súlade s rozhodnutím Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi z transpozície všeobecného nariadenia o ochrane údajov v členských štátoch EÚ [všeobecné nariadenie o ochrane údajov, nariadenie (EÚ) 2016/679].
Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich („need to know“) na účely predmetnej spracovateľskej operácie.
Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Prístup k osobným údajom sa poskytuje oprávneným zamestnancom Európskej komisie a jej dodávateľom, ktorí sú zodpovední za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie, a to v miere, v akej dané údaje potrebujú poznať (zásada „need-to-know“). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.
Poverení zamestnanci Generálneho riaditeľstva pre komunikáciu majú plný prístup do databázy EDCC a do zoznamu adresátov EDCC potrebný na uľahčenie vybavovania žiadostí o informácie.
Poverení zamestnanci iných útvarov Európskej komisie majú čiastočný alebo obmedzený prístup do databázy EDCC potrebný na uľahčenie vybavovania osobitných žiadostí o informácie doručených EDCC.
Poverení zamestnanci iných inštitúcií EÚ [oddelenie Európskeho parlamentu pre žiadosti občanov o informácie („Ask EP“)] majú čiastočný alebo obmedzený prístup do databázy EDCC potrebný na uľahčenie vybavovania osobitných žiadostí o informácie doručených EDCC.
Povereným zamestnancom spracovateľských služieb Komisie a externým dodávateľom sa môžu poskytnúť informácie potrebné na uľahčenie vybavovania žiadostí o informácie a na poskytnutie požadovanej logistickej a organizačnej podpory.
Aké máte práva a ako si ich môžete uplatniť?
Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (článkov 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725. Pokiaľ ide o túto spracovateľskú operáciu, môžete si uplatniť tieto práva:
- právo na prístup k svojim osobným údajom [článok 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
- právo na opravu v prípade, ak by boli vaše osobné údaje nesprávne či neúplné [článok 18 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
- právo na vymazanie vašich osobných údajov [článok 19 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
- ak je to relevantné, právo na obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov [článok 20 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
- právo na prenosnosť údajov [článok 22 nariadenia (EÚ) 2018/1725]
- a právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a).
Ak ste na účely tejto spracovateľskej operácie poskytli súhlas Generálnemu riaditeľstvu pre komunikáciu, riaditeľstvu C, oddeleniu C.2, môžete ho kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.
Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Jeho kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.
Ak si želáte uplatňovať svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi operáciami spracovania údajov, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčnú značku, resp. značky, pozri bod 10).
Kontaktné údaje
Prevádzkovateľ
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa, Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu, oddelenie C.2. (COMM-ED-CC
ec [dot] europa [dot] eu (COMM-ED-CC[at]ec[dot]europa[dot]eu))
Zodpovedná osoba (DPO) Komisie
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).
Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať sťažnosť) (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).
Kde možno nájsť podrobnejšie informácie?
Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00080