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Déclaration relative à la protection des données personnelles d’Europe Direct

Opération de traitement: centre de contact Europe Direct

Responsable du traitement des données: direction générale de la communication; stratégie et communication corporate; unité «Relations interinstitutionnelles, contrats institutionnels et CCED»

Référence: DPR-EC-00080

Introduction

La Commission européenne (ci-après «la Commission») s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. La Commission recueille et traite des données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001].

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont toutes les données à caractère personnel fournies sont recueillies, traitées et protégées, l'usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.

Les informations relatives au traitement des données en lien avec le service d’information gratuit du «centre de contact Europe Direct», effectué par la direction générale de la communication de la Commission européenne et son unité «Relations interinstitutionnelles, contrats institutionnels et CCED», sont présentées ci-dessous.

Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?

L’unité «Relations interinstitutionnelles, contrats institutionnels et CCED» de la DG Communication (ci-après le «responsable du traitement des données») recueille et utilise vos données à caractère personnel afin de fournir des réponses directes et personnalisées à vos questions générales sur l’UE. Nous devons notamment conserver vos coordonnées afin de pouvoir vous répondre.

Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris le profilage.

Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel, car:

  • le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union;
  • la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
    Ce traitement est conforme au règlement (UE) 2018/1725 du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et notamment son article 5, paragraphe 1.

Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?

Pour effectuer cette opération de traitement, nous recueillons des données à caractère personnel appartenant aux catégories suivantes:

  • La communication de certaines données à caractère personnel est obligatoire afin que le centre de contact Europe Direct soit en mesure de répondre à votre question.

    Les données à caractère personnel recueillies et traitées sont les suivantes:

    • nom et prénom;
    • coordonnées (adresse électronique, nationalité et pays de résidence);
    • langue de contact privilégiée et autres langues de contact possibles.

En fonction du type de demande, des données à caractère personnel plus spécifiques (par ex., un numéro de téléphone si vous nous contactez par téléphone) ou des faits liés à votre question (par ex., un programme de l’UE auquel vous participez) peuvent être demandées.

  • En outre, si vous cochez la case facultative «J’autorise la Commission européenne à ajouter mon adresse électronique à la liste de diffusion d’Europe Direct», qui figure sur le formulaire de contact, vos données à caractère personnel seront ajoutées à cette liste. L'inscription sur la liste de diffusion d’Europe Direct vous permet de recevoir des informations sur l’UE à titre occasionnel.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

Nous ne conservons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées ou traitées, y compris le traitement des plaintes ultérieures, c’est-à-dire au maximum trois ans après la date à laquelle vous avez soumis une demande au centre de contact Europe Direct.

Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données à caractère personnel?

Toutes les données à caractère personnel disponibles sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne ou de son sous-traitant, qui contribue à la gestion du centre de contact Europe Direct (Communi-K, un consortium entre Serco Belgium et Tipik). Toutes les opérations de traitement sont conformes à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d'information et de communication au sein de la Commission européenne.
Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique qui concerne toute opération de traitement de vos données au nom de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant de la transposition du règlement général sur la protection des données dans les États membres de l’UE [«RGPD», règlement (UE) 2016/679].

La Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d'accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et la nature des données traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un intérêt légitime à les connaître aux fins de cette opération de traitement.

Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

L'accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement et au personnel habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ces personnes respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.

Les fonctionnaires de la Commission européenne responsables du centre de contact Europe Direct ont accès à vos données. Votre demande est conservée sur le serveur du sous-traitant établi en Belgique et, le cas échéant, peut être transmise à un fonctionnaire de l’institution ou organe de l’UE qui devrait être en mesure d’y répondre.

Si votre demande porte sur vos droits en vertu de la législation de l’UE, elle peut être redirigée vers un autre service de la Commission européenne: L’Europe vous conseille (voir la déclaration relative à la protection de la vie privée de l’Europe vous conseille).

Si vous avez besoin de l’aide des autorités nationales pour résoudre votre problème, votre demande peut être transférée à SOLVIT, un réseau d’aide à la résolution de problèmes liés à une mauvaise application de la législation européenne opposant des particuliers ou des entreprises aux autorités d’un autre pays de l’UE (voir la déclaration relative à la protection de la vie privée de SOLVIT).

Si votre demande concerne le Parlement européen, elle peut être redirigée vers l’unité Demandes d’informations des citoyens (Ask EP) du Parlement européen. De même, les demandes reçues par Ask EP peuvent être redirigées vers le CCED.

Les informations que nous recueillons ne seront pas communiquées à une tierce partie, sauf dans la mesure et aux fins éventuellement exigées par la loi.

Quels sont vos droits et comment les exercer?

Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel, ainsi que celui d'en limiter le traitement. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, avec le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données (voir les coordonnées ci-dessous).

Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (mentionnée sous «Où trouver des informations plus détaillées?» ci-dessous).

Coordonnées

Le responsable du traitement

Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, direction générale de la Communication, unité «Relations interinstitutionnelles, contrats institutionnels et CCED».

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission

Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données au sujet des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.

Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Vous avez le droit de saisir le contrôleur européen de la protection des données pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.

Où trouver des informations plus détaillées?

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre se trouve à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register

L’opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été enregistrée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00080